專訪泛微·文書定，打造與業(yè)務融合的全門類數(shù)字化檔案管理軟件
隨著電子發(fā)票、電子合同的普及，越來越多的電子化文件需要歸檔存儲。近期，在國家層面，國家檔案局、財政部聯(lián)合發(fā)文推動《會計檔案管理辦法》中關于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知。在檔案數(shù)字化大潮之下，紙質檔案如何實現(xiàn)數(shù)字化管理？如何實現(xiàn)業(yè)務與檔案一體化管理？電子會計檔案如何有效實施落地？電子檔案如何防篡改并可查可驗？今天，我們有幸邀請到泛微·文書定數(shù)字化檔案管理軟件總經(jīng)理陳馳來為我們詳細介紹。
1.聽說泛微今年發(fā)布了一個新產(chǎn)品：數(shù)字化檔案管理軟件·文書定。為什么要發(fā)布這樣一款新產(chǎn)品？請簡單介紹一下文書定的由來。
陳馳：大家好，非常榮幸在這里給大家介紹泛微·文書定相關的產(chǎn)品和服務。首先給大家介紹一下泛微，泛微成立于2001年，21年來我們始終專注為客戶提供好用的數(shù)字化管理軟件。泛微是上交所主板上市公司，同時也是國家規(guī)劃布局內重點軟件企業(yè)。目前在全國200+城市建立有運營中心，8000+專業(yè)服務團隊，為60000+家中大型組織提供數(shù)字化服務。
在21年的發(fā)展歷程中，我們發(fā)現(xiàn)客戶有檔案管理的需求。以前，檔案管理更加關注的是基于傳統(tǒng)載體的檔案管理，比如紙質檔案的數(shù)字化加工，紙質檔案的收集和紙質歸檔等。
但隨著企業(yè)數(shù)字化轉型的不斷深入，基于前端各類數(shù)字化平臺如OA、合同管理、費控管理、人事管理等，在各類數(shù)字化業(yè)務場景中產(chǎn)生了大量的、有價值的、屬于歸檔范圍的電子文件，這些電子文件如何實現(xiàn)自動歸檔、如何深度利用，甚至如何實現(xiàn)單套制管理變成了企業(yè)更加關注的問題。于是我們就開始給客戶進行了基于與數(shù)字化業(yè)務場景深入融合的數(shù)字檔案管理平臺的建設。
經(jīng)過二十多年的發(fā)展，泛微的專項檔案管理產(chǎn)品越來越成熟。如今，我們在檔案管理方面，可以與各類業(yè)務場景深度融合，同時結合電子簽名，助力客戶實現(xiàn)全程業(yè)務電子化，實現(xiàn)單套制管理，助力檔案工作數(shù)字化轉型，真正實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、檔案管理信息化、檔案服務知識化。所以在2022年初，泛微單獨給檔案管理專項命名為“泛微·文書定”，整合研發(fā)、銷售、售前、實施團隊，并形成一個獨立的事業(yè)部。文書定產(chǎn)品的目標就是讓數(shù)字化成果深度利用，可查可驗。
2.文書定檔案管理具體能管理什么類型的檔案？
陳馳：從檔案管理載體形式來分，文書定可以進行紙質檔案數(shù)字化管理、紙電混合管理和電子檔案單套制管理、數(shù)據(jù)文件管理、用戶行為日志管理；從檔案使用場景來分，文書定可以為客戶提供黨群類、行政工作類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術管理類、產(chǎn)品類、基建類、設備儀器類、會計檔案、人事檔案、特種載體檔案等全門類的檔案管理。
3.文書定檔案管理軟件有哪些核心功能點？
陳馳：文書定數(shù)字檔案管理平臺構建了檔案收集、管理、保存、利用的全生命周期管理模式，通過流程驅動以及低代碼建模平臺，為各類組織提供全宗、全門類的檔案管理模式。其主要有以下4大功能：
?檔案收集：為組織提供與前端業(yè)務系統(tǒng)，如OA、ERP、HRM、CRM等電子文件、數(shù)字化加工成果、離線數(shù)據(jù)包、手工錄入的接收以及四性檢測。
?檔案管理：支持對項目級、案卷級和一文一件的管理模式，可對檔案進行格式轉換、分類、編號、編目、掛接、鑒定、銷毀、統(tǒng)計等管理業(yè)務。
?檔案保存：支持線上虛擬庫房，可對檔案進行裝盒、上下架、盤點、溫濕度監(jiān)控以及電子檔案長期保存等業(yè)務。
?檔案利用：支持全文檢索、條件檢索等多種檢索模式，可對電子檔案、實體檔案進行借閱。電子檔案還可實現(xiàn)在線預覽、下載、打印等權限管理以及動態(tài)水印的功能。
目前文書定檔案管理可以確保符合國家相關法律法規(guī)，備份歸檔后的檔案可實現(xiàn)100%歸檔，3秒檢索。檔案文件防篡改、可第三方存證；可與業(yè)務系統(tǒng)集成，實現(xiàn)業(yè)務與檔案一體化管理等功能。
4.目前這款產(chǎn)品適用于什么樣的組織使用？
陳馳：文書定檔案管理軟件從組織和人群角度來看，是不分行業(yè)和角色的。我們提供包含金融、制造、房產(chǎn)、IT、連鎖零售等在內的87個細分行業(yè)組織使用，檔案管理軟件也不僅僅是給到檔案部和檔案管理員使用，更多的是提供公司管理層、各部門、員工等全組織人員使用，我們不僅要求檔案的規(guī)范存儲，更強調檔案利用，實現(xiàn)3秒可查可驗。這跟市面面有些檔案管理軟件有一些不同。
從實際的客戶反饋來看，近2年電子會計檔案的建設要求更多一些。因為一方面有些公司要上市，務必要財務合規(guī)。從需求側來看，員工這2年電子發(fā)票的報銷更多，企業(yè)必須要實現(xiàn)電子發(fā)票的入賬、歸檔、存儲合規(guī)性工作，所以如果是電子會計檔案，財務部和管理層使用人群相對較多一些。
5.跟市面上其他檔案管理軟件相比，文書定產(chǎn)品有什么核心特色嗎？
陳馳：泛微·文書定數(shù)字化檔案管理具有如下特色：
?一平臺全門類：在同一平臺上進行綜合檔案、會計檔案、人事檔案、業(yè)務檔案統(tǒng)一管理；
?分級分權：對于集團型組織進行大集中管理，可實現(xiàn)“數(shù)據(jù)集中、物理隔離”的多全宗分級分權管控；
?檔案門戶：構建了不同角色的門戶，檔案管理員、利用者、系統(tǒng)運維人員等多角色的門戶展示；
?預歸檔平臺：將檔案收集前置，可以按照業(yè)務場景、系統(tǒng)來源、組織來源等結構將元數(shù)據(jù)、電子文件進行收集，并不需要按照全宗、門類進行分類、整理；
?集成引擎：檔案來源于業(yè)務，需要與業(yè)務場景充分連接，集成引擎提供了強大的第三方異構系統(tǒng)無縫連接的能力，且可與泛微OA實現(xiàn)一體化管理；
?流程引擎：檔案全生命周期由流程進行連接與驅動，流程的靈活性顯得十分重要；
?電子簽章：集成電子簽章，保障電子檔案防篡改；
?移動引擎：為有移動需求的客戶提供移動端的檔案在手機上查閱、流程審批等，泛微具有強大的移動建模引擎平臺來支撐客戶移動端檔案應用場景；
?報表引擎：檔案是組織重要的運營、生產(chǎn)、研發(fā)等數(shù)據(jù)，需要加以統(tǒng)計分析，文書定具有數(shù)據(jù)報表中心的模塊，來支撐客戶對報表靈活多樣的需求；
?低代碼平臺：組織需求必然會經(jīng)常變化，可以通過低代碼平臺，隨時支撐業(yè)務需求的不斷優(yōu)化、不斷新增系統(tǒng)個性化功能應用。
6.隨著電子發(fā)票的普及，目前企業(yè)最緊迫的任務是實現(xiàn)電子會計檔案管理，泛微文書定針對電子會計檔案有專項解決方案嗎？請簡要介紹一下電子會計檔案的管理要點。
陳馳：在國家財務部、國家檔案局79號令以及6號文的指導下，以及全面電票的趨勢下，泛微·文書定提供了專項的電子會計檔案解決方案，主要核心管理要點為：
?收集整理自動化：對于費用報銷系統(tǒng)、采購系統(tǒng)、合同系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、銀企直連、影像系統(tǒng)等業(yè)務系統(tǒng)中產(chǎn)生的憑證、單據(jù)、發(fā)票、銀行回單、業(yè)務附件可進行在線收集，自動歸檔。
?智能關聯(lián)、自動成冊：可根據(jù)多種業(yè)務字段，如：單據(jù)類型、編碼、關鍵字、組合字段、自定義字段等維度匹配，實現(xiàn)憑證、單據(jù)、發(fā)票、回單等自動關聯(lián)成冊。
?紙電混合管理：通過虛擬庫房，可實現(xiàn)檔案裝盒、上下架、盤點等業(yè)務，實現(xiàn)線上、線下檔案一一匹配。
?檔案關聯(lián)查詢、借閱：可通過憑證、單據(jù)、發(fā)票、回單等單個維度或多個組合維度，穿透查詢，完整溯源業(yè)務場景。
7.我是一家傳統(tǒng)的檔案室，日常主要做的是檔案庫房管理，現(xiàn)在單位要求將傳統(tǒng)的檔案庫房升級為數(shù)字化檔案室，我應該怎么做？
陳馳：數(shù)字檔案室建設是一項系統(tǒng)工程，包括基礎設施建設、應用系統(tǒng)建設、數(shù)字檔案資源建設、保障體系建設，需要檔案部門、信息化部門、業(yè)務部門和保密部門共同參與實施。主要包括：
?按照數(shù)字檔案室基礎網(wǎng)絡架構、主要技術路線與軟硬件配置基本要求，建設適應未來一定時期數(shù)字檔案資源管理要求、滿足數(shù)字檔案室各項管理與服務需求的基礎設施。除信息安全和管理方便因素之外，鼓勵依托現(xiàn)有信息化基礎設施進行數(shù)字檔案室基礎設施建設。
?開發(fā)或采用功能完善、安全可靠、性能良好、方便易用的數(shù)字檔案室應用系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理各業(yè)務環(huán)節(jié)的自動化、網(wǎng)絡化。
?嚴格遵循標準規(guī)范，全面進行傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化轉換，積極推進電子文件歸檔和電子檔案管理，全面推進數(shù)字檔案資源建設。應用先進技術和手段，保證數(shù)字檔案資源真實、完整、可用和安全，滿足各類用戶共享需求。
?根據(jù)數(shù)字檔案室建設要求，修訂完善檔案工作流程、文件材料以及聲像（照片、錄音、錄像）電子文件歸檔范圍和保管期限表，以及適合電子檔案管理、利用、安全保障、應急處置等各項規(guī)章制度。明確要求和權限，確保數(shù)字檔案資源的規(guī)范管理，保證數(shù)字檔案室運行順暢。
?加大人才建設力度，通過培訓或引進人才，為數(shù)字檔案室的建設和運行儲備既通曉信息技術，又精通信息資源管理、知識管理的人才。
8.客戶在選型檔案管理軟件時，你認為要關注哪些要點？另外要避免犯哪些常見錯誤？
陳馳：隨著數(shù)字化轉型的不斷深入，客戶對檔案管理也提出更高的要求，在選擇購買檔案管理軟件之前，先梳理以下幾點：
?是否對單位的業(yè)務場景充分了解：我們選擇檔案管理軟件，核心是管理什么內容，什么數(shù)據(jù)。先聚焦核心場景進行檔案管理，在滿足核心場景后再延展到邊緣場景。不要以為上一套軟件上來就什么內容都進檔案系統(tǒng)，結果發(fā)現(xiàn)使用下來問題很多。因為檔案來源于業(yè)務，服務于業(yè)務，如組織對業(yè)務場景不清晰，則無法完整了解企業(yè)檔案管理的全貌，無法清晰地了解收集保管范圍以及保管期限。
?系統(tǒng)是否可以提供試用機會：通過試用先體驗對方的功能點，跟自己的需求是否匹配。或者安排廠家專人上門免費演示，把廠商的產(chǎn)品功能搞清楚再決定。
?系統(tǒng)集成能力和延展性是否強大：檔案軟件是把它當做一套獨立的軟件，還是需要跟其它系統(tǒng)集成，讓其它系統(tǒng)的數(shù)據(jù)最終要沉淀到檔案軟件中？剛開始使用時，需求比較少。但是到了后期很多人使用后，各個部門、領導的意見都集中過來了，如果軟件不支持快速修改調整，后期的使用范圍會減弱很多。
?實施過程是否可以分期進行。整體的項目規(guī)劃可以分期分步實施。先滿足核心需求，再滿足邊緣需求，先簡單后復雜。分步實施可以保證項目的成功率更高。
?軟件部署模式是SaaS模式還是本地私有化部署：這2種模式各有優(yōu)劣，此處不做過多比較。如果是重要的數(shù)據(jù)資源，建議能支持本地私有化管理。
